Unser Compliance-Management-System
Mithilfe unseres Compliance-Management-Systems stellen wir sicher, dass unsere strengen Antikorruptionsregeln unternehmensweit eingehalten werden. Die Umsetzung liegt in der Verantwortung der zentralen Compliance-Beauftragten, die direkt an die Helios Geschäftsführung berichtet. Für die Einhaltung der Compliance-Vorgaben vor Ort sind die lokalen Geschäftsführungen der einzelnen Helios Kliniken zuständig. Im Rahmen unseres 2016 etablierten Risikomanagement-Systems betrachten wir alle Risiken eines möglichen Verstoßes gegen gesetzliche Bestimmungen, interne Vorgaben oder eingegangene Selbstverpflichtungen. Die Folgen finanzieller, reputativer oder ethischer Schäden für das Unternehmen oder für Beschäftigte bilden wir ebenfalls ab.
Um mögliche Compliance-Verstöße zu erkennen und regelkonformes Handeln sicherzustellen, führen wir interne Kontrollen durch. Die Risiken werden mithilfe spezieller IT-Tools erfasst. Die Risikoberichterstattung erfolgt seit 2022 einheitlich halbjährlich. Im Rahmen der Risikoberichterstattung können für zwölf zentrale Compliance-Risikountergruppen einzelne Risiken gemeldet und bewertet werden: Bestechung und Korruption, Betrug und Unterschlagung von Vermögenswerten, Kartellrechtsverstöße, Geldwäsche/Terrorismusfinanzierung, Handelsbeschränkungen, Insiderhandel/Marktmanipulation, Compliance-Kultur, Compliance-Verstöße, Vergeltungsmaßnahmen, Corporate Governance, Menschenrechtsverletzungen sowie Umwelt- und Gesundheitsschutz/Arbeitssicherheit. Darüber hinaus umfasst die Risikobeurteilung weitere wesentliche Risiken jenseits des Bereichs Compliance, etwa Informationssicherheit, Qualitätssicherung sowie den Schutz geistigen Eigentums.
Leitlinie für integres Handeln: der Helios Kodex Compliance
Die Basis für integres Verhalten bei Helios bilden die drei Säulen:
Vorbeugen: Analyse und Bewertung von Compliance-Risiken, Etablierung von Strukturen und Prozessen, Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen zur Risikominimierung
Erkennen: Prüfung der Einhaltung und Wirksamkeit von Compliance-Regelwerken, Bereitstellung eines Systems zur Meldung von Verstößen
Reagieren: einheitlicher Umgang mit Verstößen, kontinuierliche Weiterentwicklung des Compliance-Systems
Seit 2017 sind diese Schwerpunkte in unserem Kodex Compliance zusammengefasst. Er ist Bestandteil der Arbeitsverträge bei Helios und allen Beschäftigten und Interessierten, zum Beispiel online, frei zugänglich. Ergänzt wird der Kodex durch über 30 spezifische, unternehmensweit geltende Konzernregelungen.
Regelmäßige Schulungen aller Beschäftigten, insbesondere von Personen in leitenden Positionen, sowie die kontinuierliche Beratung helfen dabei, das Bewusstsein unternehmensweit zu schärfen und die Antikorruptions- und Compliance-Regeln umzusetzen. Zusätzlich nehmen unsere neuen Führungskräfte und Beschäftigten im Einkauf an zentralen Schulungen zur Konzernregelung Transparenz teil.
Unser Hinweisgebersystem: Meldung und Untersuchung vermuteter Compliance-Verstöße
Hinweise auf einen Verstoß gegen die Regeln können an die zuständigen Ombudspersonen gemeldet werden. Diese beraten Hinweisgeberinnen oder Hinweisgeber und leiten die Meldungen an die zuständigen Verantwortlichen weiter. Jedem Hinweis auf Fehlverhalten gehen wir nach. Nach Abschluss der Untersuchung nutzen wir die Ergebnisse, um unsere Geschäftsprozesse zu überprüfen. Wo nötig, führen wir Korrektur- oder Verbesserungsmaßnahmen ein, die ein ähnliches Fehlverhalten in Zukunft verhindern sollen. Wir haben etwa eine neue Helios-weit geltende Unternehmensregelung eingeführt und diese mit entsprechenden Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen begleitet.
Insgesamt gingen im Jahr 2023 über die Meldewege 17 Meldungen (2022: 9) ein. Die Mehrheit der Meldungen entfiel auf die Kategorien arbeitsrechtlicher Sachverhalte. In bestätigten Fällen wurden stets die jeweils erforderlichen und angemessenen Personalmaßnahmen ergriffen.
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